21.07.2022 07:33
39

МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ ПЛАНА И ОТЧЁТА В ДЕТСКОЙ БИБЛИОТЕКЕ

Планирование переносит будущее в настоящее

 и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас.

Алан Лакейн

(ведущий мировой специалист по тайм-менеджменту)

 

ПЛАНИРОВАНИЕ

Правильное планирование работы позволяет не только оптимально распределить человеческие и материальные ресурсы для достижения тех целей и задач, которые стоят перед детской библиотекой, но максимально быстро получить желаемый результат.

В зависимости от срока действия, различают перспективные и текущие (годовой, квартальный, месячный) планы.

Годовой план работы – один из основополагающих и обязательных документов в деятельности любой библиотеки.

Перспективный (стратегический) план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной базы и основной деятельности. Основное назначение перспективного плана – раскрыть на будущее (как правило, на 5 лет) основные направления деятельности коллектива, обозначить динамику основных показателей.

По объёму планируемой работы:

-       план библиотеки,

-       план структурного подразделения,

-       индивидуальный план сотрудника библиотеки.

Процесс составления плана работы на определенный период предполагает несколько этапов:

– определение целей и задач (на месяц, квартал, год и т.п.);

– составление программы действий (координация всех процессов, необходимых для реализации плана как внутри библиотеки, так и со сторонними организациями);

– определение исполнителей и соисполнителей;

– выявление необходимых ресурсов (персонал, материальная база);

– определение сроков выполнения планируемых работ;

– определение ожидаемых результатов, их выражение в материальном виде (мероприятие, издание, отчет и т.п.).

При составлении плана следует помнить:

– формулирование тех или процессов должно быть чётким и исключать двусмысленность толкования;

– сроки выполнения тех или иных видов работ должны быть реальными и точно обозначенными (месяц, квартал);

– ожидаемый результат должен выражаться в материальном виде (например, число мероприятий, издательской продукции);

– объём планируемой работы рассчитывается с учётом годового фонда рабочего времени и принятых норм на те, или иные библиотечные процессы (согласно «Типовым отраслевым нормам труда на работы, выполняемые в библиотеках», утверждённых Приказом МК РФ (№2477 от 31.12.2014 г.), где  перечислены все библиотечные процессы и операции с учётом нормы времени на каждые из них).

Рассмотрим методику составления годового плана работы детской библиотеки на предстоящий календарный год.

На этапе подготовки плана, за 2-3 месяца до начала нового года, проверяется ход реализации плана текущего года, определяются его достоинства и недостатки, выясняются изменения в деятельности библиотеки в истекшем году, намечаются предложения для плана наступающего года.

Годовой план работы библиотеки обязательно должен включать в себя количественные показатели, предусмотренные государственным заданием и состоять из двух частей:

1.     текстовой, отражающей общую характеристику целей, поставленных задач и предстоящих мероприятий для их реализации, необходимых для осуществления намеченного; определяются нормы и методы работы библиотеки, сроки выполнения плановых заданий и ответственные исполнители (конкретные лица или структурные подразделения);

2.     статистической, в которой намечаются количественные показатели, которые должна достичь библиотека, в том числе показатели государственного задания.

Примерная структура годового плана:

1. Основные задачи и направления работы, описание программ и подпрограмм, которые реализуются в библиотеке.

2. Свод главных цифровых показателей по основным направлениям деятельности.

3. Формирование фонда и его отражение в справочном аппарате

4. Мероприятия по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по рекламе библиотеки.

5. Организационная и методическая деятельность в помощь самой библиотеке и другим библиотекам.

6. Развитие материально-технической и технологической базы.

7. Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы, экономному и эффективному использованию ресурсов.

8. Социальное развитие коллектива, повышение квалификации кадров.

9. Меры по совершенствованию управления библиотекой.

Разумеется, конкретная библиотека (ЦБС) может вносить в эту структуру изменения и дополнения, исходя из перспективных и текущих задач своей деятельности.

Задачи, которые библиотека определит в качестве приоритетных, должны быть сформулированы, исходя из проблем обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам и новых требований функционирования детской библиотеки в условиях формирования местного самоуправления. 

Работа библиотеки должна быть направлена на (примеры формулировки задач):

-       безусловное выполнение основных контрольных показателей работы и привлечение новых читателей в библиотеку и к чтению;

-       повышение комфортности библиотечной среды, формирование положительного имиджа библиотеки, развитие рекламы;

-       пропаганду ценности чтения и книги;

-       формирование информационной культуры;

-       развитие творческих способностей детей и подростков;

-       пропаганду ценности детства и детской субкультуры;

-       развитие детских творческих объединений на базе библиотеки;

-       взаимообогащение традиционной книжной культуры и новой «электронной»;

-       активизацию исследовательской работы в сфере детского чтения;

-       сотрудничество со всеми организациями, заинтересованными в поддержке и продвижении детского чтения;

-       распространение краеведческих знаний и воспитание у юных читателей интереса к истории своей малой родины,  формирование патриотических чувств;

-       воспитание бережного отношения к окружающему миру, формирование активной гуманной позиции по отношению к природе, создание условий для чтения естественнонаучной литературы;

-       приобщение пользователей к лучшим образцам классической отечественной и зарубежной литературы и т.д.

В плане нужно определить максимум 3-4 задачи. Те задачи, которые не вошли в разряд основных, могут включаться в подразделы плана и тематические направления массовой работы.

Составной частью годового плана работы библиотеки является смета доходов и расходов, для того, чтобы затраты на планируемые мероприятия по реализации поставленных задач, не превышали  сумму планируемого финансирования.  

Библиотека может самостоятельно разработать форму, по которой будет составлять годовой план работы, например:

– описание основных блоков работ с указанием результатов по каждому из них, связи с другими задачами, блоками работ плана;

– блок-схема, сетевой график с описанием результатов и комментариями по отдельным блокам работ;

 – календарный план-график работ;

– табличный перечень задач с указанием требуемых ресурсов;

– другое.

Конкретный выбор формы плана определяется перед началом работ и утверждается руководителем библиотеки. При выборе любой формы план должен содержать:

– перечень результатов со способом их измерения (оценки достижения);

– решаемые задачи (разбивка проекта на последовательно и параллельно решаемые задачи);

– результаты каждой из задач;

– требуемые ресурсы для их решения.

План работы составленный в форме таблицы может содержать следующие графы:

– «№ п/п» — порядковый номер вида (направления) работы;

– «Виды (направления) работы» — отражаются конкретные виды работ по направлению деятельности;

– «Ответственный исполнитель» — указываются названия (аббревиатуры) филиалов или структурных подразделений, выполняющих данный вид работы и Ф.И.О. ответственных исполнителей и соисполнителей;

 – «Срок выполнения» — указывается дата (квартал, месяц) завершения данного вида работы (следует отказаться от таких формулировок как «в течение года» или «1–4 кварталы»). При установлении сроков выполнения тех или иных работ (или мероприятий) рекомендуется оставлять в плане небольшой запас времени на выполнение мероприятий. Небольшой зазор между сроками выполнения отдельных пунктов плана позволяет избежать в случае срыва по непредвиденным обстоятельствам одного из мероприятий, несоблюдения других сроков. Последовательность сроков должна быть логичной;

– «Результат/количественные показатели» — отражаются конкретные документы и их объём в авторских листах, базы данных, мероприятия (с уточнением названия), количественные показатели в соответствии с формой 6-НК, которые будут итогом по выполнении данного вида работы. Результат должен быть конкретным.

 Планирование контрольных показателей осуществляется из расчета штатного расписания библиотеки и допустимой нагрузки на основе «Межотраслевых норм времени на работы, выполняемых в библиотеках».

Показатели по основным направлениям деятельности библиотеки дополняют основные задачи.

Плановый показатель – это количественно определенная величина, являющаяся результатом измерения или расчета, которая служит формой выражения конкретного задания, содержащегося в управленческом решении (плане библиотеки).

Виды показателей:

1. Конечные – ориентируют на достижение перспективных целей.

2. Количественные – характеризуют развитие библиотеки с количественной стороны (число читателей, объем фонда, число посещений и книговыдач и т.д.).

3. Качественные – определяют условия развития, эффективность использования библиотечно-библиографических ресурсов (относительные величины – читаемость (20-22), посещаемость (7-8), обращаемость (1,4 и выше), книгообеспеченность (8-12)).

4. Директивные – утверждаются министерствами и ведомствами, характеризует главным образом конечные результаты деятельности. К ним относятся и показатели, характеризующие затраты на производственную и научную деятельность, социальное развитие коллектива и др.

5. Информационные (справочные) – аналитические показатели типа «в расчете на душу населения», например, процент охвата населения, книгообеспеченность жителя и др.

Кроме того, объёмы плановых заданий должны соответствовать штатному обеспечению и отвечать допустимой нагрузке на основе «Межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках».

С учётом  практики работы муниципальных библиотек на 1 библиотекаря, занятого обслуживанием читателей – детей норма:

  • 650 читателей,
  • 13,5 тыс. экз. книговыдача
  • 6-7 тыс. посещений

Распределение показателей по кварталам в % соотношении к годовому плану работы.

  I квартал II квартал III квартал  IV квартал
Читатели 60% 68% 76% остаток
Книговыдача 40% 57% 73% остаток

 

ОТЧЕТНОСТЬ

Контролировать выполнение плана работы детской библиотеки позволит грамотный Учёт работы.  На основе данных учёта строится отчетность библиотеки, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени.

Формы статистической отчетности утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры.

Отчет работы библиотеки – это главный документ, который характеризует её деятельность за определённый период времени.

Основным видом отчётности библиотеки является годовой отчёт. Библиотеки составляют отчёты двух видов – статистический и информационный (текстовой).

Годовой статистический отчёт (форма № 6-нк) составляется на основе данных учёта в двух экземплярах – один остаётся в библиотеке, а другой представляется учредителю не позднее 10 января.

Информационный отчёт представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки и сопровождается конкретными примерами. Он содержит объективные данные и  конкретные примеры. Схема информационного отчета соответствует структуре годового плана.

Статистическая часть информационного отчёта содержит таблицу показателей, сгруппированных по процессам работы и выраженных в единицах учёта. Таковыми являются показатели, характеризующие основную деятельность библиотеки. По данным статистики необходимо провести анализ динамики количественных показателей библиотечного обслуживания населения района и обосновать причины изменения этих показателей относительно года, предшествующего отчётному и плановым показателям. Необходимо указать только реально обоснованные причины их изменения или нестабильности.

Работу библиотеки характеризуют не только абсолютные показатели (количество пользователей, выдача документов, посещения, число проведенных мероприятий и т. д.), но и относительные и средние величины, позволяющие анализировать основные тенденции развития библиотеки или целой библиотечной сети (читаемость, посещаемость, обращаемость).

Наличие аналитической обработки цифровых показателей в информационном (текстовом) отчёте является кардинальным отличием от статистического отчёта. Текстовая часть является пояснительной, аналитической, в ней даётся обоснование показателей работы библиотеки, их динамика по сравнению с предыдущими периодами, отражаются вопросы, которые нельзя выразить цифровыми показателями.

В отчёте рассматриваются вопросы организации библиотечного обслуживания, анализируются основные количественные показатели, даётся характеристика библиотечных фондов, анализ основных направлений, содержания работы, инновационных процессов, представлена тематика организационно-массовых мероприятий.

Наряду с единицами и показателями учета работы библиотеки, отраженными в ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика» в отчетах библиотеки большое значение имеют дополнительные показатели (не требующие единообразия в учёте). К ним относятся, например, данные о тематике и эффективности книжных выставок, «недель», «декад» и «месячников» книги; о состоянии каталогов и картотек; о координации и кооперации работы с другими библиотеками; о работе читательской общественности; о повышении квалификации сотрудников библиотеки, а также все PR-мероприятия, т.е. связей библиотеки с общественностью.

Единой и обязательной формы плана и отчёта, отражённой в каком-либо регламентирующем документе (инструкции, письме Министерства культуры и т.д.) не существует.

Примерная схема информационного отчета библиотеки.

1. Библиотечная сеть района (города) (перечислить). Изменения в сети.

Данный раздел включает информацию о наличии и состоянии библиотечной сети района, показывает любые изменения в сетевой организации муниципальных библиотек – открытие, закрытие, перемещение библиотек; наличие специализированных  библиотек-филиалов и новых структурных подразделений ЦБ.

2. Основные направления деятельности ЦБС. Цели. Задачи. Приоритеты (в соответствии с планом работы ДБ).

3. Полное правильное наименование библиотеки, адрес, телефоны и адрес электронной почты.

4. Организационно-управленческая деятельность библиотек включает:

-       Нормативно-правовая документация, регламентирующая деятельность библиотек (Устав, положения, в том числе положение об оплате труда работников библиотеки, о стимулирующих выплатах).

-       Реализация  основных положений Федерального закона от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и Бюджетного кодекса РФ (форма организации библиотечного обслуживания населения муниципальных образований (ЦБС, межпоселенческая библиотека и др.), учредитель, изменения в Положении (принятие Положения, если его не было).

-  Изменения в структуре ЦДБ (открытие специализированных отделов, секторов, кафедр выдачи, центров, музеев и т.п.).

-  Проекты, работающие (действующие) в библиотеке.

-  Нестационарное обслуживание (библиотечные пункты, передвижные библиотеки, выездные читальные залы; где организованы). Населённые пункты, не охваченные библиотечным обслуживанием.

-  Вопросы деятельности библиотек, рассматриваемые в вышестоящих органах. Принятые решения.

-  Мониторинг в библиотеке (тема, цель, группа читателей, количество участников, результат).

5. Библиотечно-библиографическое обслуживание (массовая работа с читателями; участие в общегородских, районных, поселковых, сельских мероприятиях; выполнение социальных заказов; работа клубов и других объединений по интересам).

6. Информационно-библиографическая работа

7.  Маркетинг в детских библиотеках, формирование общественного мнения, реклама, издательская деятельность.

8. Библиотечные фонды. Формирование, организация, использование, сохранность фондов:

9.  Библиотечные кадры:

10. Методическое обеспечение деятельности библиотек района (города):

11. Финансирование библиотек.

12. Материально-техническая база библиотек:

Кроме того, в отчёте необходимо отразить основные проблемы и планы на следующий за отчётным год.